WBSO-uren bijhouden ten behoeve van WBSO controle

WBSO urenregistratie: Het bijhouden van een goede WBSO-project- en urenadministratie is van cruciaal belang voor een succesvolle aanvraag en verantwoording van de subsidie. Het helpt om aan de voorwaarden van de subsidie te voldoen en zorgt ervoor dat je het maximale voordeel uit de WBSO-regeling haalt. Hier zijn enkele belangrijke aspecten om rekening mee te houden bij het bijhouden van een goede administratie. Het uren bijhouden zorgt dat een eventuele WBSO controle vlot verloopt.

 

WBSO uren

Registreer nauwkeurig het aantal uren dat je en je team besteden aan het speur- en ontwikkelingswerk voor het WBSO-project. Dit omvat niet alleen de directe uren die worden besteed aan het ontwikkelingswerk, maar ook de indirecte uren die verband houden met het project, zoals overleg en brainstormsessies.

Onderscheid tussen WBSO-uren en Niet-WBSO-uren:

Zorg ervoor dat je een duidelijk onderscheid maakt tussen WBSO-uren en niet-subsidiabele uren. Alleen uren die direct verband houden met het speur- en ontwikkelingswerk komen in aanmerking voor de WBSO-subsidie.

WBSO-urenregistratie van alle teamleden:

Als je met een team werkt aan het WBSO-project, moeten alle teamleden hun uren nauwkeurig registreren. Dit geldt ook voor externe medewerkers die betrokken zijn bij het project. Deze laatste uren -van externe - tellen niet mee voor het WBSO-project van jouw bedrijf. Het zou wel kunnen dat het een samenwerking is, maar dan moet die samenwerkende partij ook zelf een WBSO-verklaring hebben.

WBSO-urenregistratie en projectadministratie

Zorg dat er duidelijke relatie is tussen de gewerkte uren en de verrichte werkzaamheden, zodat duidelijk is wie waaraan heeft gewerkt en hoelang. Maak een overzicht van de voortgang. Zorg dat het aannemelijk is dat de uren zijn gemaakt, houd rekening met verlof, vakantie en andere niet WBSO-gerelateerd werkzaamheden.

Eind van het jaar dienen altijd de gemaakte uren en de Burgerservicenummers (BSN) aan RVO te worden aangeleverd via het RVO-portaal. RVO bepaalt dan of de subsidie juist is afgerond. Als er minder uren zijn gemaakt dan is toegekend, komt er een gecorrigeerde beschikking. Het kan zijn dat dan een deel van de afdrachtvermindering moet worden terugbetaald aan de belastingdienst. Uit de ingediende BSN’s controleert RVO of alleen eigen personeel uren heeft geschreven op het WBSO-project. Bovendien worden de BSN’s gebruikt om het S&O-uurloon voor het jaar volgend op het huidige jaar te berekenen. Bijvoorbeeld stel het is nu begin 2024, de BSN’s van het personeel uit 2023 moeten dan worden aangeleverd bij RVO. RVO bepaalt hiermee  het S&O-uurloon voor 2025

Tijdige Registratie, correcties en bijstellingen

Zorg ervoor dat alle uren en projectinformatie tijdig worden geregistreerd en bijgewerkt. Een actuele administratie voorkomt verwarring en maakt het gemakkelijker om de verantwoording achteraf uit te voeren. Als er wijzigingen zijn in het project of in de planning, zorg er dan voor dat je deze tijdig in de administratie verwerkt en documenteert. Dit kan van invloed zijn op de uiteindelijke subsidieberekening. Bovendien, als er meer uren worden gemaakt op een project kan het voordelig zijn een aanvullende WBSO-aanvraag in te dienen, zodat ook de extra uren subsidiabel zijn. Andersom - indien er fors minder uren worden besteed - kan beter worden gepauzeerd met het toepassen van de afdrachtvermindering per maand. Hiermee wordt voorkomen dat er achteraf loonbelasting moet worden bijbetaald.

Bewaren van ondersteunende documenten

Bewaar alle ondersteunende documenten, zoals e-mails, rapporten, schetsen en ontwerpen, die betrekking hebben op het WBSO-project. Deze documenten kunnen dienen als bewijs voor de verantwoording van de subsidie.

 

WBSO-uren samengevat

Demiro biedt hulp bij het indienen van de uren en/of de BSN’s als dat nodig mocht zijn.

Het zorgvuldig bijhouden van een WBSO-project- en urenadministratie is essentieel om te voldoen aan de vereisten van de subsidieaanvraag en verantwoording. Het biedt transparantie en bewijslast voor de uitgevoerde werkzaamheden en is van onschatbare waarde bij het verkrijgen van de subsidie en het maximaliseren van het subsidievoordeel. Een goede urenadministratie maakt het proces soepeler en geeft je de gemoedsrust dat je optimaal profiteert van de WBSO-subsidie voor je speur- en ontwikkelingswerk.